Mottainai:
No malgastes y no necesitarás tanto

Durante unas semanas viví en una casa antigua japonesa en Kioto y hubo algo que me llamó la atención desde los primeros días: tenía todo lo necesario para vivir cómodamente, pero prácticamente nada estaba allí en exceso. Los armarios eran pequeños, los espacios estaban muy aprovechados y la cocina no estaba llena de utensilios. Había dos o tres tamaños de cuchillos, platos y tazas para cuatro personas, y cada cosa parecía tener un lugar y una función. A primera vista todo resultaba ligero y sencillo. Sin embargo, cuando vives allí te das cuenta de que no falta nada.

Aquella casa me hizo entender el principio mottainai de una manera mucho más concreta que cualquier definición de diccionario. La expresión japonesa suele utilizarse para lamentar que algo se desperdicie cuando todavía conserva un valor que podría aprovecharse. Hay en ella una idea de respeto por las cosas y por todo lo que ha sido necesario para que lleguen hasta nosotros. Lo interesante de aquella casa era precisamente eso: prácticamente todo lo que había tenía una función.

Empecé a pensar que esa misma mirada podía trasladarse a una organización: ¿estamos aprovechando realmente lo que ya tenemos?

El desperdicio empieza antes de tirar algo

Normalmente pensamos en el desperdicio cuando algo termina en la basura, pero muchas veces empieza bastante antes. Una comida que dejamos fuera de la nevera acaba en el contenedor al día siguiente, aunque el problema empezó cuando no la conservamos correctamente o compramos lo innecesario. Unos zapatos pueden desecharse por un pequeño desperfecto que podría haberse reparado y un electrodoméstico puede sustituirse aunque todavía funcione.

Eso es lo que me parece especialmente interesante de mottainai: no nos invita solamente a reciclar mejor o a tirar menos, sino a mirar un poco antes y preguntarnos si aquello que estamos a punto de desechar todavía tiene valor.

En una empresa ocurre lo mismo. Compramos materiales que después no utilizamos, pagamos programas que apenas usamos o mantenemos procesos que hace tiempo dejaron de aportar valor. Todo eso tiene un coste, aunque no siempre lo veamos inmediatamente.

Mottainai en el día a día: Tiempo, conversaciones y energía también se desperdician

Una reunión de una hora con diez personas no consume una hora, sino diez. Es posible que esas diez horas estén perfectamente aprovechadas: necesitamos reunirnos, compartir información, discutir problemas y tomar decisiones. El desperdicio aparece cuando participan personas que no necesitan estar allí, cuando repetimos la misma conversación porque nadie tomó una decisión o cuando mantenemos una reunión simplemente porque lleva años en el calendario.

Con las conversaciones ocurre algo parecido. Hablar forma parte del trabajo y muchas veces una conversación de diez minutos evita una cadena interminable de correos. También necesitamos hablar para compartir conocimiento, entender problemas y trabajar con otras personas.

Pero todos conocemos el otro tipo de conversación: la que empieza con un asunto concreto y media hora después sigue dando vueltas sobre lo mismo, la discusión que repetimos con personas diferentes o el asunto que vuelve una semana después porque nadie decidió nada.

Ahí no solamente perdemos tiempo, también perdemos atención y energía. Podemos seguir teniendo las mismas horas de jornada por delante, pero nuestra capacidad para concentrarnos después de una mañana llena de interrupciones, reuniones y conversaciones innecesarias no es la misma. Mottainai en la cultura japonesa busca evitar esta clase de desperdicios.

Las personas no son un recurso más

Aquí hay que hacer una distinción importante. Cuando hablamos de máquinas, materiales o inventarios podemos decir tranquilamente que queremos aprovecharlos mejor. Con las personas no funciona exactamente igual.

Una empresa no debería intentar extraer el máximo rendimiento posible de cada minuto de una persona. Las personas necesitan tiempo para pensar, hablar, aprender, equivocarse, descansar y relacionarse con los demás. Pero una organización sí puede preguntarse cuánto tiempo y energía hace perder innecesariamente a quienes trabajan en ella, esos en Mottainai en la práctica diaria.

Introducir la misma información en varios sistemas, rehacer un trabajo porque las instrucciones no estaban claras, buscar durante media hora un documento que debería ser fácil de encontrar o dedicar buena parte del día a tareas repetitivas que podrían simplificarse también son formas de desperdicio.

El desperdicio de las personas no siempre consiste en hacerles perder el tiempo. También ocurre cuando desaprovechamos aquello que saben, cuando no encuentran espacio para aportar una idea, cuando les pedimos iniciativa pero apenas les dejamos decidir o cuando llenamos su jornada de tal manera que ya no queda tiempo para pensar.

Podemos obsesionarnos tanto con aprovechar el tiempo de las personas que terminemos desperdiciando algo mucho más importante: su atención, su conocimiento, su iniciativa y su capacidad para pensar. La idea central de mottainai no es exactamente «ahorro», sino algo más parecido a “desaprovechar algo que tiene valor”. Esta palabra tiene una carga emocional en las personas muy superior a la palabra «ahorro».

La eficiencia también consiste en cuidar

Normalmente relacionamos la eficiencia con producir más, trabajar más rápido o reducir costes. Pero la eficiencia también puede consistir en cuidar mejor lo que ya tenemos.

En lo material resulta bastante evidente: aquello que cuidamos dura más y aquello que compramos sin necesitar termina convirtiéndose en coste, espacio o residuo. Con las personas, cuidar significa algo distinto. Significa proteger su tiempo, evitar complejidades innecesarias, facilitar que el conocimiento circule y procurar que su energía pueda dirigirse hacia aquello que realmente aporta valor.

Antes de convocar otra reunión, podemos preguntarnos quién necesita realmente estar allí. Antes de crear otro informe, quién lo necesita y para qué. Antes de añadir un nuevo proceso, si estamos resolviendo un problema o creando uno nuevo. Y antes de concluir que necesitamos más personas, entender cuánto tiempo estamos haciendo perder a las que ya tenemos.

La lección de aquella casa de Kioto

Por eso sigo pensando en aquella casa. Había pocos cuchillos, pero servían para lo que tenían que servir. Había suficientes platos y tazas. Los armarios eran pequeños, pero cabía lo necesario. La cocina funcionaba perfectamente sin estar llena de cosas. No era una casa vacía, era una casa suficiente.

Mottainai en una organización eficiente tampoco es necesariamente la que tiene menos personas, menos recursos o menos espacio, ni la que intenta ahorrar en todo. Es la que sabe lo que tiene, entiende el valor de lo que tiene y procura emplearlo al máxímo.

Cuando hablamos de personas, ese valor no puede medirse solamente en horas o productividad. Está también en su experiencia, en aquello que han aprendido, en las ideas que pueden aportar, en las conversaciones que son capaces de abrir, en su iniciativa y en su capacidad para pensar. Todo eso puede estar ya dentro de una organización y permanecer, sin embargo, desaprovechado.

Mottainai nos invita a prestar atención a lo que todavía tiene valor antes de salir a buscar algo más. Esa es la lección que me dejó aquella casa de Kioto. No necesitaba más porque sabía convivir con lo suficiente. Las organizaciones también necesitan hacer, de vez en cuando, una reflexión:

¿Cuántas veces buscamos tener más antes de haber aprendido a cuidar lo que ya tenemos?

Un saludo y hasta la próxima oportunidad de compartir.

Yolanda Acosta Urrego. Coach MCC